郑州商学院学生档案管理办法
第一章 总则
第一条 为规范我校学生档案管理工作，完善学生档案建档、保存和投递工作程序，提高我校学生档案管理水平，结合我校档案管理工作实际，特制定本管理办法。
第二条 学生档案应明确专人管理，管理人员政治上必须可靠，敢于坚持原则，作风正派，能够遵守党的纪律，严守秘密，热爱本职工作，认真、细致，刻苦钻研业务，积极为学生管理工作服务。
第三条 学生档案工作是高校档案工作的重要组成部分，学生档案是学生自升入中学至大学毕业时所形成的有保存价值的资料，是学生学习阶段情况的真实记载，它为学生毕业后的就业工作单位或更高层次的学历培养部门提供可靠的依据。
第四条 学校各学院必须将学生档案材料的形成、积累、整理、归档等各环节纳入本学院学生管理制度中去，切实维护和保证学生的档案材料反映学生的真实情况。
第二章 学生档案材料的归档制度
第五条 归档内容的范围
(一)中学阶段形成的材料：
第一类入团、入党志愿书；
第二类高中毕业生登记表；
第三类考生高考报名登记表；
第四类考生高考体格检查表;
第五类考生高考志愿表;
第六类记录学生在校期间的有价值材料;
第七类特殊类别学生（3+2专科、五年制专科）需要录取审批表或升段备案审批表复印件（加盖学校学籍管理专用章）。
（二）进入我校学习后形成的材料：
第一类 学籍表；
第二类 学生社会实践活动登记表；
第三类 毕业生登记表；
第四类 毕业生实习手册；
第五类 普通高校招生录取名册；
第六类 军训鉴定表；
第七类 毕业论文（本科）；
第八类 在校期间奖励、表彰以及惩处决定及其他可供组织参考的有保存价值的材料。
第六条 归档要求、时间及手续
（一）各学院要按照归档范围及要求，将本院学生应归档的材料，收集齐全、完整。
（二）新生档案，按来档途径由各班级、各学院接收后，统一汇总、整理后按班级登记造册，即时移交学务处档案室，履行严格的交接手续。未及时交纳纸质档案的新生，要求学生说明原因，并督促其本人查找档案。
（三）各学院收到新生档案后，应组织人员即时查验档案材料的实际情况，应组织人员对档案进行整理，填写《档案情况统计表》，记录收到档案材料的真实情况，并按一定程序转交给学务处档案室管理人员查收。如存在档案材料不全或缺档情况，除认真做好档案查验记录外，通知缺档和档案材料不全的学生，即时补充完善个人档案材料。
（四）凡需归档的材料，一律用蓝或黑色钢笔填写，严禁使用圆珠笔填写、复写或复印，以利于档案的保存与使用。
（五）学生的各种应归档材料要按照归档范围及要求收集齐全、完整，及时转交各学院行政秘书，由各学院行政秘书整理并移交学务处档案室管理人员归档。
（六）学生在校期间的档案由学务处档案室统一管理，学务处档案室主要负责在校期间形成的档案材料的归档及日常管理工作。
（七）学生在学校学习期间形成的档案材料，其材料的真实性、严肃性，由各学院党总支书记负责。
第三章 学生档案保管
第七条 根据安全保密制度和便于查找的原则，学务处档案室对学生档案进行严密、规范管理。
第八条 学务处档案室统一保管学生档案，建立学生档案管理制度，对接收的学生档案要及时整理，档案按班级顺序排列，分学院、年级、班级专柜存放。
第九条 要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，要严防档案的毁损和泄密，学校学生档案设立专门档案室，用铁皮档案柜存放，达到防火、防盗、防潮、防尘、防光、防鼠虫等要求，并经常检查。
第十条 学生档案的查阅、借阅制度
（一）校外人员查、借阅学生档案者，须持有单位所在地县、团级以上组织、人事部门查阅档案介绍信，并填写《查阅学生档案登记表》，经学务处主管领导批准后方可查、借阅，查、借阅学生档案原则上不得带出档案室。如有特殊情况，须带出时，借期最长不得超过两周，到期仍需使用，可办理续借手续。查、借阅者将档案带出档案室，要注意保管好档案，不得遗失。
（二）学校从事学生工作的辅导员、党委组织部门、校团委、各学院负责人可直接登记查、借阅学生档案。
（三）所有查、阅学生档案者要严守机密，借出档案也只限本人使用，未经许可，不得擅自转借，更不得涂改、划圈、自批、抽页、污损和撤换档案材料，要保持档案的整洁、完整。
（四）查、借阅档案时，如有特殊情况，需要复印、摘抄档案时，需经档案管理部门同意并办理相关手续后方可查、借阅档案。
第四章 学生档案的转递
第十一条 毕业生离校前（每年6月底），学务处档案室负责整理好毕业生档案，在规定时间内将毕业生档案移交至学校招生就业处就业科（以下简称就业科）。交接双方清点核对无误后，填写《学生档案转交清单》，清单一式两份（一份交学校就业科，一份留学务处）。双方签字、验收、交接，以备登记和查找。
第十二条 学校就业科在转递毕业生档案时，按学校统一安排，依照当年《毕业生名单》仔细填写《学生档案转递通知单》，并将《学生档案转递通知单》一并入档密封，通过机要部门进行统一投递。就业科填写档案寄送地址应依据《高等学校毕业生就业协议书》中“档案转寄详细地址”栏所填信息。
第十三条 对毕业离校时未办理档案递交手续的毕业生，档案存放在招生就业处保留两年，对两年以上的，学校将学生档案返回生源地人才交流中心。
第十四条 档案材料的转递必须通过机要交通或派专人送取，原则上不准自带。
第十五条 转出毕业生档案时相关部门要再次审核，必须保证完整齐全，不得扣留材料或分批转出。
第十六条 学生因各种原因退学、转学等需转递档案时。必须办理离校手续，凭《通知单》办理提档手续。
第五章 附则
第十七条 本办法适用于郑州商学院全日制学生。
第十八条 本办法解释权归学务处，自发布之日起试行。